Si llegaste hasta aquí probablemente tu equipo comercial o quizás otra área en la empresa en la que trabajas, usa HubSpot desde hace algún tiempo pero necesitan ayuda para conocer si el uso es correcto, si la herramienta está siendo 100% aprovechada y si la licencia con la que cuentan es la correcta.
Esto nos sucede a menudo. Una de las preguntas más frecuentes que realizan los gerentes de venta, jefes de área y gerentes generales que han incorporado HubSpot a sus procesos, es si están utilizándolo correctamente.
Realizar una auditoría puede ser un trabajo que abarque bastantes aristas y, nuestra recomendación, es revisarlo con un experto, ya que el alcance de la auditoría dependerá del tipo de licencia que tengas contratada. Sin embargo, hay algunas observaciones que podrías hacer por tu cuenta y que serán una buena base para trabajar.
3 pasos básicos para auditar tu portal de HubSpot
- Revisa la estructura de tu base de datos de contactos
- Analizar las propiedades
- Revisa los permisos de los usuarios
1. Revisa la estructura de tu base de datos de contactos:
Partamos con la base, analizar cómo se estructura tu base de datos de contactos, empresas y negocios. Existen numerosos datos que tu CRM podría estar captando pero hay un dato en particular que es un indicador clave para determinar si el CRM de HubSpot se está usando bien o no: La etapa del ciclo de vida.
La etapa del ciclo de vida es una propiedad dentro de HubSpot que clasifica a los contactos en:
- Suscriptor
- Lead
- Marketing Qualifed Lead
- Sales Qualifed Lead
- Oportunidad
- Cliente
- Evangelizador
Por defecto usa estas opciones pero puedes personalizarlas según tu negocio. Un indicador de uso correcto, es tener bien definidos los criterios de clasificación para cada etapa, haber configurado estas etapas en el CRM y a los hitos que clasificarán a cada contacto.
¿Cómo saber que la clasificación no es correcta?
4 indicadores:
- La cantidad de Clientes no coincide con el número que tienes registrado en otro sistema
- La cantidad de Oportunidades no coincide con el número total de oportunidades reales de negocio que tu equipo comercial está trabajando.
- Tu base de datos tiene gran cantidad de Suscriptores pero no tienes un blog conectado a HubSpot. Esto indica que es tu etapa por defecto.
- No hay unificación en el uso de MQL y SQL.
Puedes obtener un reporte que clasifique fácilmente a tu base de contactos por etapa del ciclo de vida, en la biblioteca de informes.
2. Analiza las propiedades
Revisa con mucho detalle las propiedades de contacto, negocios, empresas y tickets (en caso hayan usado este objeto). Específicamente, revisa qué propiedades personalizadas se han creado, cuántos datos se han almacenado en cada una y en qué lugar se están utilizando (formularios en landing pages, workflows, listas o vistas de contacto).
¿Qué signos de alerta puedo levantar a partir de propiedades?
- Existen propiedades personalizadas que duplican información: Quizás tu equipo de marketing creó una propiedad de contacto llamada “Cargo” como texto abierto para usar en formularios pero luego, decidieron crear el mismo campo “Cargo” como una lista desplegable. Es decir, existen dos campos que capturan la misma data y habrá disconformidad en la información. Ambos campos tienen data pero se encuentran unificados. Identificar campos duplicados es clave.
- Propiedades clave de negocios sin dato: Tus negocios en HubSpot deben brindar la información necesaria para analizar el rendimiento de ventas y realizar forecast. Hay varios puntos de data relevantes pero recomendamos revisar:
- Si los negocios existentes tienen el Valor del negocio en la moneda correcta
- Si los negocios existentes tienen una fecha de cierre imputada en el CRM.
3. Revisa los permisos de usuarios
Revisar quiénes tienen acceso a tu CRM es un paso esencial al auditar el uso. Como en toda organización, la rotación de personal puede originar usuarios inactivos. Por otro lado, hay usuarios a quienes debes restringir la exportación e importación de data y el acceso a editar información de la cuenta (como datos de facturación, valores predeterminados como moneda, zona horaria, etc), esto último si no se revisa correctamente, aumentará altamente el riesgo de seguridad de los datos de la empresa.
Eliminar usuarios desvinculados y estructurar a los activos a través de equipos y distintos roles predefinidos, es una buena práctica que puedes poner en acción una vez que los hayas auditado.
Otros consejos para distintas licencias de HubSpot
Existen otros pasos que debes realizar pero dependen del tipo de licencia con la que cuente tu empresa. Algunos ejemplos:
- Automatizaciones: si usas licencia Professional en adelante, revisar qué workflows están activos, cuáles son críticos, cuáles están en riesgo, etc.
- Marketing contacts: Si usas el módulo de marketing, revisa cómo se estructura tu base de datos respecto a los Marketing contacts.
- Formularios: Si usas formularios de marketing, haz una auditoría de ellos para revisar cuáles se usan, cuáles no y qué propiedades utiliza cada uno.
¿Qué tipo de licencia usa tu empresa? ¿Necesitas revisar el correcto funcionamiento? Te recomendamos partir por los 3 puntos mencionados anteriormente y, así, identificar rápidamente accionables que mejoren el uso y seguridad en el día a día.
Si tienes gran volumen de datos y licencias Professional en adelante, te recomendamos realizar una auditoría con un Partner experto. En este artículo te guiamos en su elección.
Y recuerda, el CRM es esencial para que el negocio pueda no solo crecer, sino escalar. Así que vale la pena destinar horas de trabajo y recursos para lograr que funcione correctamente y otorgue la data que necesitas para analizar los puntos de mejora de tus procesos comerciales.
